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GTM. La alternativa a los GMAO tradicionales

INTRODUCCIÓN

Todavía hoy en día hay muchas empresas que carecen de un sistema eficaz para la gestión de su mantenimiento. El motivo es que, en algunos casos, la informatización es muy baja o inexistente, limitándose a registros en papel o sencillas hojas de cálculo. Muchas veces, se trabaja a través de órdenes verbales y utilizando más la intuición que cualquier otro tipo de metodología. En otros casos, la situación es totalmente contraria. Se dispone de herramientas informáticas excesivamente complejas para la función que tienen que cumplir, que consumen demasiados recursos, son tediosas de mantener y la información que suministran no sirve para una toma de decisiones ágil y rápida.

GMAO Y GTM

Los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) son programas informáticos que fueron concebidos hace ya varias décadas, para ayudar en la gestión de los trabajos de mantenimiento.

Dichos programas fueron diseñados pensando en grandes empresas, de sectores muy concretos y cuyos Dptos. de Mantenimiento disponían de recursos suficientes y altamente cualificados. Gracias a dichos recursos era posible realizar una gestión administrativa voluminosa y generalmente compleja.

Estas herramientas informáticas han podido ser una solución adecuada para este tipo de empresas, pero no lo son para otro tipo de organizaciones, habitualmente de menor tamaño, que disponen de menos recursos y con menor cualificación. Para estas organizaciones, se necesita una forma de gestión del mantenimiento con un enfoque más práctico y eficaz.

GTM (Gestión de Tareas de Mantenimiento) es una herramienta informática 4.0 que nace como respuesta a la necesidad de las empresas de disponer de un sistema sencillo de gestión de su mantenimiento, que se adapte a sus necesidades reales.

COMPARATIVA ENTRE GMAO Y GTM

Para comparar ambos sistemas lo haremos en base a una serie de aspectos.

PLAZOS DE IMPLANTACIÓN

Para el caso de los GMAO y al tratarte de sistemas complejos, que exigen períodos de implantación elevados, de bastantes meses e incluso años, invertidos en parametrización, formación y auditorías de funcionamiento. La complejidad aumenta cuando los GMAO asumen funciones propias de los ERP, tales como las relativas al control de proveedores, la gestión de almacenes, el análisis pormenorizado de costes, etc. Y dicha complejidad se eleva exponencialmente con plantillas numerosas, que funcionan a distintos turnos y con rotaciones de personal elevadas.

Por contra, los plazos de implantación de GTM son muy reducidos. Puede estar funcionando plenamente tras unas pocas semanas. Y esto es posible porque se trata de un software más sencillo que un GMAO, con un sistema de parametrización diseñado para acortar los plazos de puesta en marcha.

En el proceso de implantación se incluye la formación necesaria, tanto en el uso de la herramienta como en los conceptos de gestión de mantenimiento, de forma que los usuarios sean totalmente autónomos en el plazo de tiempo más breve posible.

REQUISITOS DE PERSONAL

Para que un GMAO funcione de forma correcta, además de un buen proceso de implantación, requiere personal con una suficiente cualificación, desde los responsables hasta los técnicos de intervención. Cuando esto no se cumple, no se alcanzan los resultados esperados y se genera un sentimiento de frustración y rechazo al propio sistema implantado, que repercute en la baja calidad de la información recogida.

La puesta en marcha de un GMAO también suele implicar un aumento del personal indirecto. La causa es no haber tenido en cuenta la carga de trabajo adicional que implica una determinada forma de operar (para abrir y cerrar O.T., para dar de alta o baja materiales en el almacén, para realizar las compras a través del sistema, etc.). El resultado final es la necesidad de incrementar el número de técnicos indirectos e improductivos para la introducción de datos en el sistema, cuando antes no había nadie encargado de esta función improductiva.

La herramienta GTM también tiene una gestión administrativa, pero ésta es la mínima indispensable para un funcionamiento eficiente del sistema. Pantallas sencillas de ordenadores, tablets o smartphones recopilan la información de cada uno de los usuarios. Todos participan aportando la información requerida en el momento oportuno. Solicitantes, supervisores, responsables de mantenimiento y técnicos de intervención, se encargan de hacer fluir la información y los trabajos efectuados.

La parte de trabajo administrativo acaba incluyéndose en el día a día de los usuarios de la plataforma, de forma que se evite un incremento de mano de obra indirecta.

NIVEL DE COMPLEJIDAD

Tal y como se ha comentado, la complejidad de los GMAO es suficientemente importante como para convertirse en una barrera para no pocas empresas.

Existe un peligro elevado de caer en un exceso de burocratización. Un innecesario nivel de detalle deseado afectará negativamente a la cantidad de recursos necesarios para conseguirlo. Frecuentemente, multitud de tareas son creadas pese a que aporten poco o ningún valor.

A modo de ejemplo, simplemente la codificación de materiales y repuestos inicial, se puede convertir en un escollo insalvable en las fases tempranas de implantación.

Ni que decir tiene el exceso de detalle a la hora de definir líneas, máquinas, componentes y subcomponentes en los distintos niveles de la instalación.

En cuanto a GTM, Se trata de un software notablemente más sencillo que un GMAO. Pero además, permite que su nivel de complejidad se vaya escalando conforme sea necesario. En vez de estar dotado de múltiples módulos poco relacionados con la gestión del mantenimiento y que complican todo el proceso de implantación y gestión posterior, GTM se puede conectar con otros sistemas ya instalados en la empresa, tales como ERP, que ya disponen de dichas funcionalidades.

MODELO DE GESTIÓN

El modelo de gestión de los GMAO está basado en un concepto de empresa departamental, que asume que es el Dpto. de Mantenimiento el que debe encargarse del funcionamiento de las instalaciones de forma íntegra. Este concepto está alejado de una gestión transversal en la que participan todos los departamentos de la empresa, tal y como postula el TPM.

Desgraciadamente, en este modelo, la gestión del Dpto. Mantenimiento sigue siendo una caja cerrada y opaca, propiedad del propio personal de mantenimiento y que nadie más conoce.

En este aspecto, GTM está diseñado para potenciar el trabajo colaborativo y la gestión global del mantenimiento, según el enfoque del TPM.

Gracias a ello, el mantenimiento se concibe como una función transversal en la empresa. Así, cada usuario cumple su función: el solicitante realiza el requerimiento, el supervisor valida la idoneidad de dicho requerimiento, el Resp. de mantenimiento genera la intervención y el operario de mantenimiento ejecuta el trabajo. La intervención sólo se cierra si se valida por parte del supervisor y del Resp. de mantenimiento.

En cualquier momento, cualquiera puede conocer el estado de su solicitud o intervención, dotando de total transparencia al sistema.

Esto solo es posible porque se trata de un software alojado en la nube que permite el trabajo simultáneo de multitud de usuarios.

INFORMACIÓN SUMINISTRADA

Sin lugar a dudas, los GMAO ofrecen datos, pero no siempre suministran la información necesaria para la toma de decisiones.

Los datos no siempre son fiables. Los sistemas de trabajo son a menudo tan engorrosos que los operarios dejan de ser rigurosos y se los saltan habitualmente, perdiéndose gran parte de la información y reduciendo la fiabilidad del sistema. Por ejemplo, si no se anotan todos los movimientos de almacén, cuando se realice un inventario, no coincidirá lo que hay realmente en el almacén, con lo que hay registrado en el sistema informático. Consecuentemente, al solicitar un inventario a través del sistema, éste no reflejará la realidad. Desgraciadamente se habrá realizado un trabajo administrativo importante y sin embargo, no se dispondrá de información de calidad para la organización.

Además, y en no pocos casos, es preciso recurrir a otras herramientas informáticas desarrolladas internamente, tales como hojas de cálculo y sencillas bases de datos. En la situación peor, pese a disponerse de un GMAO, se deben seguir realizando cálculos de forma manual. Sólo así es posible conseguir una información de calidad, sencilla y entendible por todos.

Pese a la sencillez de los datos recopilados, la potencia real de GTM radica en sus informes detallados y en su módulo de Business Intelligence.

Las tablas y gráficos dinámicos permiten conocer cualquier tipo de información relativa a tiempos invertidos, plazos, costes, etc. para cualquier operario, máquina, componente y grado de criticidad.

GTM también dispone de un sistema de gestión documental en que se puede alojar información relativa a planos, estándares, lecciones de punto único, esquemas, etc. Todo ello siempre actualizado y consultable desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

COSTES

Los costes de los GMAO suelen ser bastante elevados y según el tipo de empresas, pueden hacer inviable la inversión.

Por un lado, están los costes asociados a la inversión inicial, tradicionalmente elevados como consecuencia de la compra de licencias y todo el proceso de implantación, que como ya se ha comentado, se hace complejo y extenso.

Pero luego, además aparecen costes no previstos y que suelen ser de varios tipos:

  • Personalizaciones y adaptaciones a la tipología de la empresa objeto de la implantación, no contempladas en el proyecto inicial
  • Actualizaciones futuras del software
  • Costes adicionales de personal indirecto destinado a la nueva gestión administrativa (gestión de OT, dar de baja y alta los materiales en el almacén, realización de compras, etc.)
  • Formación posterior para personal de nueva incorporación
  • Costes añadidos por nuevos usuarios
  • Costes de asistencia técnica externa
  • Etc.

Los costes de GTM son posiblemente el aspecto más atractivo. Tras una implantación inicial mucho más económica que la de un GMAO, solo existe un coste de pago por uso. Dicho coste incluye la asistencia técnica, actualizaciones continuas y usuarios ilimitados.

TAMAÑO Y TIPOLOGÍA DE EMPRESA

Tal y como se ha comentado, los GMAO está diseñados y concebidos para empresas grandes o muy grandes de gestión tradicional, mientras que GTM está orientado a servir de ayuda a empresas pequeñas y medianas, con un modelo de gestión que debe ser obligatoriamente ágil y participativo.

COMPATIBILIDAD CON OTROS SOFTWARE

En el caso de los GMAO es baja, ya que no lo necesita. El propio GMAO alberga funciones propias de los ERP que le hace funcionar de forma independiente de otras herramientas informáticas. Se trata de un sistema cerrado y rígido.

Sin embargo, GTM precisa de una buena conectividad con otros sistemas informáticos, especialmente con los ERP, con los que intercambia información de forma continua. Es un sistema abierto que se nutre del resto de aplicaciones a su alrededor y devuelve información específica a dichas aplicaciones.

RESUMEN

GMAOGTM
Plazos de implantaciónElevados (meses, incluso años)Bajos (semanas)
Requisitos de personalElevada cualificación del personal. Incremento de mano de obra indirecta por trabajo administrativo adicional.Bajos. Trabajo administrativo incluido en las tareas diarias y extendido a toda la organización
Nivel de complejidadElevado y rígido. Se trata de sistemas con mucha funcionalidad adicional no imprescindible (gestión de proveedores, almacenes, etc)Baja y progresiva. Se puede iniciar el trabajo con muy poca información, para posteriormente aumentar la complejidad sólo cuando el detalle lo exija
Modelo de gestiónEnfoque departamental. Es el Dpto. de Mantenimiento quien gestiona toda la información, de forma opaca y sin posibilidad de participación del resto de áreas o departamentos.Enfoque global y transparente. Todo el mundo conoce cómo funciona el mantenimiento y contribuye al buen funcionamiento del mismo. Enfoque TPM, dentro de la filosofía Lean.
Información suministradaMuchos datos y poca información. A menudo requiere de Excel y otras aplicaciones.Información accesible e inmediata. Herramientas de business intelligence.
CostesElevados costes de implantación. Costes imprevistos adicionales. Costes por actualizaciones, usuarios adicionales, servicio técnico.Costes de implantación bajos. Pago por uso, que incluye servicio técnico, usuarios ilimitados y actualizaciones ilimitadas.
Tamaño y tipología de empresaEmpresas grandes de sectores específicos. Dptos. Mantenimiento con muchas personas.Empresas medianas y pequeñas. Equipos de personal reducidos que precisan una respuesta ágil y eficaz.
Compatibilidad con otros softwareBaja compatibilidad. Todo integrado en el mismo software (gestión de órdenes, almacenes, proveedores, etc.)Elevada compatibilidad y conectividad con otros softwares (Power BI, ERP, etc).
Resumen comparativo GMAO-GTM

Conozca más de GTM en www.gtmantenimiento.es

IVACE 2020. Ayudas para implantar Lean

Acaban de salir las subvenciones del IVACE para la implantación de proyectos Lean.

POR QUÉ ELEGIRNOS

  • Somos una empresa de consultoría con amplia experiencia en la implantación de proyectos Lean.
  • El 100% de nuestros proyectos presentados a INNOVAProC-CV han sido subvencionados.
  • Nuestro proyecto incluye:
    • Consultoría especializada
    • Software EFIPROD para la mejora de la eficiencia (OEE)
    • Software GTM, para la gestión de las tareas de mantenimiento.

ÁMBITO DE LA SUBVENCIÓN

  • INNOVAProC-CV. Innovación del proceso. Proyectos consistentes en la realización de acciones para readaptación de procesos mediante la aplicación de metodologías de mejora continua (Técnica 5s, TPM, Indicadores, Grupos Kaizen, SMED, etc)

TIPO DE AYUDA

Subvención calculada como un porcentaje sobre los costes considerados como subvencionables, con una cuantía variable en función del tamaño de empresa:

  • Mediana empresa: hasta el 35%
  • Pequeña empresa: hasta el 45%

PLAZOS

  • Presentación de solicitudes: hasta 11/03/2020
  • Inicio de proyecto: Posterior a 01/01/2020
  • Fin de proyecto (gastos): 30/06/2021

COSTES SUBVENCIONABLES

Servicios de consultoría e ingeniería para implantación de medidas. La propuesta no será viable si el coste subvencionable no alcanza la menor de las siguientes cantidades, 15% del coste subvencionable o 25.000 euros.

Adquisición de activos inmateriales. Software de control, captación de datos, indicadores y cuadros de mando relacionados con el desarrollo del proyecto y software relacionado con la implantación de nuevos procesos.

Personal propio: gastos de personal técnico que partícipe en el proyecto. El importe máximo admisible en este concepto será 40.000 euros.

Adquisición de activos materiales. Para el desarrollo de un proyecto de Mejora Continua serán elegibles inversiones en sensorización, automatización, y comunicaciones para el control de la producción, así como la adaptación de los equipos productivos necesarios.

El software EFIPROD y la Consultoría Lean

¿Qué es EFIPROD?

EFIPROD es una herramienta informática, dentro de la Industria 4.0, que sirve para la mejora en la Gestión de la Producción. Para ello, se centra en la medición y análisis de los procesos productivos a través de parámetros e indicadores Lean tales como Eficiencia (OEE), Productividad, % Pérdidas y % Defectos.

A partir de dichos indicadores, EFIPROD genera multitud de informes, gráficas y cuadros de mando que permiten una fácil comprensión y monitorización de los procesos, simplificando el proceso de toma de decisiones.

Podemos distinguir 2 casos de utilización de este software:

  1. Empresas que no disponen de un Sistema Lean, pero que van a iniciar el proceso de implantación.

Es esta capacidad de monitorizar los procesos lo que hace de EFIPROD el compañero perfecto en los procesos de implantación Lean.

En un proceso de transformación Lean es imprescindible medir el grado de mejora alcanzado, para justificar con resultados la inversión económica y en capital humano realizada.

Podríamos hablar de 3 puntos en la implantación:

  • Situación Inicial. Antes de comenzar la transformación, debemos disponer de una fotografía del estado del que partimos. Gracias a EFIPROD podremos conocer los valores iniciales del OEE y Productividad, así como las principales pérdidas y tipos de defectos. Con esta información podremos establecer líneas de actuación prioritarias que produzcan los mejores resultados en el menor tiempo posible. No olvidemos que los comienzos de proyecto necesitan pequeñas victorias que generen motivación entre el personal (quick wins).
  • Proceso de Implantación. Con la fotografía clara del estado inicial y la guía de las acciones prioritarias nos adentramos en el proceso de implantación. Aquí entran en juego todo tipo de herramientas, tales como 5S, SMED, Estandarización, TPM, Grupos Kaizen…etc. cuyo fin último es atacar los desperdicios y mejorar la cadena de valor. En todo momento, EFIPROD permitirá vigilar el efecto de las acciones llevadas a cabo, y podremos variarlas en caso necesario para conseguir el mayor impacto positivo.
  • Situación Final. Cuando la implantación ha finalizado, es el momento de cuantificar. Como conocemos la situación de partida y el estado final estamos en disposición de valorar los resultados y obtener una estimación económica. Por ej. Podremos conocer el incremento de productividad y eficiencia conseguidos o la reducción en los tiempos de cambio, tiempos de mantenimiento, etc. Esta información, convertida a euros, será la mejor justificación del proceso de transformación abordado.
  • Empresas que ya disponen de un Sistema Lean

Las empresas con un Sistema Lean implantado, ya disponen de formas de medir y seguir sus procesos.

En muchas ocasiones la medición de los procesos se hace de forma gráfica o a través de hojas de cálculo, gestionadas por unas pocas personas. Se trata de documentos con las que es difícil trabajar de forma compartida y que además no permiten ir más allá en los análisis a obtener.

Para este tipo de empresas, EFIPROD puede ser la herramienta ideal, ya que permite el trabajo simultáneo de un número ilimitado de usuarios (cada uno con sus privilegios de acceso). De forma estructurada la información se recopila desde todas las líneas de producción y se va agregando a una gran base de datos, diseñada para realizar todo tipo de análisis.

Gracias a ello, EFIPROD ofrece:

  • Información detallada sobre OEE y productividad por línea, sección, planta, familia, tipo de producto, formato e incluso por cada producto.
  • Análisis detallado de todos los tipos y subtipos de pérdidas, tiempos medios, tiempo entre pérdidas.
  • Información específica para la mejora del Área de Mantenimiento a través de indicadores como el % de Pérdida por Fallos, MTBF, MTTR.
  • Información sobre la evolución de los tipos y subtipos de defectos, ratios de consumos.
  • Cuadros de mando completos, dotados de indicadores con objetivos y evaluación del grado de cumplimiento de los mismos
  • Gestión documental de la información específica de planta, fácilmente accesible y siempre actualizada (fichas de producto, planes de control, rutinas de arranque de máquina…)
  • Etc.

Formación TPM para el Sector Cerámico

El 4 de junio finalizó el Ciclo formativo “TPM EN EL SECTOR CERÁMICO”, desarrollado en la sede de ATC (Asociación de Técnicos Cerámicos).

En dicho ciclo se explicó con detalle cómo los proyectos de TPM (Mantenimiento Productivo Total), son sin duda la forma más práctica de aplicar la filosofía Lean Manufacturing, en empresas intensivas en maquinaria, como ses el caso del Sector Cerámico.

A lo largo de las jornadas se explicó la utilización del OEE (Eficiencia global de los procesos) como el indicador clave para orientar la mejora en las industrias del sector. Los asistentes pudieron aprender a calcularlo y a utilizarlo para el análisis y el desarrollo de propuestas de mejora basadas en su evolución.

Por último se habló sobre el mantenimiento autónomo y las mejoras enfocadas, pilares clave en los que se sustenta el TPM y cuya implantación ayuda a conseguir importantes avances en aspectos tales como la implicación del personal, la reducción de todo tipo de pérdidas y la mejora de la cuenta de resultados. 

TPM EN UBE CHEMICALS EUROPE

La empresa petroquímica UBE CHEMICALS EUROPE se ha embarcado en la tarea de revisar y mejorar su implantación de TPM. Para ello, ha decidido contar con la colaboración experta de CDI LEAN.

Entre los objetivos del proyecto están la reducción de costes de fabricación, la mejora en temas de seguridad y medioambiente y la creación de una cultura sólida que permita la permanencia en el tiempo.

Se trata de un resto apasionante del que nos sentimos orgullosos de participar.